Lớp học vi tính

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

Mail Merge là tính năng trộn thư trong WinWord-> ta dùng khi cần gửi một bức thư có nội dung giống nhau cho nhiều người, các phần khác nhau nằm tại 01 vị trí cố định (ví dụ: thư mời họp, thư mời đám cưới,…)

Trước khi thực hành tính năng này các bạn kiểm tra Microsoft Outlook có OK không nhé.

03 bước chính cần phải có khi làm Mail Merge:

1. Tạo danh sách ->nhất định phải có thông tin email (vì không có địa chỉ email thì không thể gửi thư được)
2. Chèn Merge Field trong thư.
3. Gửi thư theo danh sách.

Ghi chú: vì WinWord nằm trong bộ Microsoft Office nên hiển nhiên tính năng Mail Merge sẽ được gửi đi bằng Microsoft Outlook.

Ví dụ: gửi thư báo lương cho 05 nhân viên hàng tháng.

Bước 01: mở Excel nhập danh sách 05 nhân viên và lưu lại với tên danhsach.xlsx

Họ	Tên	Lương	Email	Phòng ban
Nguyễn	Hùng	5.000.000	hung@gmail.com	Nhân sự
Trần Văn	Lâm	5.500.000	lam@vdc.com	Công nhân
Hoàng	Vân	6.000.000	van@fpt.com	Lễ tân
Phan Kim	Khánh	2.000.000	khanh@facebook.com	Phó giám đốc
Tiến sĩ	M	9.000.000	ntm@lophocvitinh.com	Giám đốc

 

Bước 02: mở WinWord nhập nội dung thư như sau:

Hôm nay ngày 01-01-2011, phòng nhân sự trân trọng thông báo lương của:

Anh/Chị:

Phòng ban:

Email:

Tổng lương cứng:

Mọi théc méc vui lòng liên hệ Ms Nhí Nhảnh (email: benhinhanh@apple.com) phòng nhân sự.

 

Chọn TAB MAILINGS->bấm Select Recipients->

• Type a new list…->gõ tay danh sách mới, không dùng tập tin tạo sẵn.
• Use an existing list…-> chọn tập tin: danhsach.xlsx đã tạo khi nãy.
• Choose from Outlook Contacts…->chọn từ Contacts của Outlook

Ở đây, ta chọn tùy chọn thứ 02: Use an existing list…

Các bạn đặt dấu nháy sau chữ Anh/Chị:.. ->bấm nút Insert Merge Field

-> chọn trường Họ->bấm Insert

->chọn trường Tên->bấm Insert

Làm tương tự với các trường phòng ban, email, lương.

Sau khi chèn xong các trường sẽ xuất hiện trong tập tin WinWord dạng: <>

Để xem mail khi gửi đi sẽ như thế nào->bấm Preview Results->bấm các nút di chuyển tới lui để thấy hết các bản ghi.

Bước 03: gửi thư theo danh sách

Trong TAB MAILINGS->Bấm nút Finish & Merge

• Edit Individual Documents…->lưu mỗi dòng thông tin thành 01 tập tin riêng( trong ví dụ này là thành 05 tập tin)
• Print Documents…->In mỗi dòng thông tin thành 01 bộ.
• Send Email Message…->Gửi mỗi dòng thông tin là 01 email

Ở đây, ta chọn Send Email Message…

• To: chọn cột chứa địa chỉ Email.
• Subject line: nhập dòng tiêu đề.
• Send records:
  • All -> gửi tất cả dòng tin có trong tập tin excel.
  • Current record -> gửi dòng tin hiện tại.
  • From…To:… -> giới hạn gửi từ dòng số mấy đến dòng bao nhiêu.

Bấm OK để Outlook gửi mail.

Nếu vẫn chưa rõ các bạn xem thêm video clip sau:

 

XEM MỤC LỤC CÁC BÀI VIẾT MICROSOFT WORD

Tác giả: #drM

Các bài viết liên quan:Ví tính văn phòng

Bài 01: Giới thiệu và hướng dẫn sử dụng bàn phím,bộ gõ Tiếng Việt

Bài 02: Menu FILE và cách sử dụng phím tắt

Bài 03: Các thao tác định dạng cơ bản 01 đoạn văn

Bài 04 - Định dạng danh sách

Bài 05: Chèn hình ảnh, biểu tượng, bảng biểu

Bài 06: Làm chữ nghệ thuật, chữ đầu đoạn văn

Bài 07: Định dạng cột, chèn TAB

Bài 08: In ấn, chèn HEADER-FOOTER

Bài 09: Sử dụng Mail Merge

TIN HỌC VĂN PHÒNG – EXCEL – GIỚI THIỆU VÀ CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

Tin học văn phòng - Excel – Bài 02 – Các thao tác định dạng

Tin học văn phòng - Excel – Bài 03 – Các phép tính cơ bản

Tin học văn phòng – Excel – Bài 04 – Xử lý thời gian

Tin học văn phòng – Excel – Bài 05 – Xử lý chuỗi

Tin học văn phòng – Excel – Bài 06 – Xử lý số

Tin học văn phòng – Excel – Bài 07- Sử dụng các hàm điều kiện

Tin học văn phòng – Excel – Bài 08 – Sử dụng các hàm tìm kiếm lookup

Tin học văn phòng – Excel – Bài 09 – Vẽ biểu đồ

Tin học văn phòng – Excel – Bài 10 – Sử dụng công cụ thống kê Pivot

Tin học văn phòng – Excel – Bài 11 – Sắp xếp và lọc dữ liệu

Tin học văn phòng – OUTLOOK - Bài 01 – Giới thiệu và cài đặt mail POP3 vs IMAP

Tin học văn phòng – OUTLOOK - Bài 02 – Gửi và nhận email, tạo chữ ký

Tin học văn phòng – OUTLOOK - Bài 03 – Tạo và quản lý rule

Tin học văn phòng – OUTLOOK - Bài 04 – Tạo và quản lý contacts

Tin học văn phòng – OUTLOOK - Bài 05 – Quản lý email

Tin học văn phòng – POWERPOINT – Bài 01 – Tạo và quản lý slide

Tin học văn phòng – POWERPOINT – Bài 02 – Hiệu ứng cho slide

Tin học văn phòng – POWERPOINT – Bài 03 – Hiệu ứng cho đối tượng

VBA Macro – Bài 01 – Giới thiệu và Cài đặt

VBA Macro - Bài 02 - Các hàm thông báo

VBA Macro - Bài 03 - Đối tượng Workbooks vs Worksheets

VBA Macro - Bài 04 - Đối tượng Range vs Cells

VBA Macro - Bài 05 - Cách sử dụng biến trong VBA

VBA Macro - Bài 06 - Cú pháp If

VBA Macro - Bài 07 - Các câu lệnh lặp

VBA Macro - Bài 08 - Xử lý lỗi trong VBA Macro

VBA Macro - Bài 09 - Xử lý chuỗi - số

VBA Macro - Bài 10 - Xử lý ngày giờ

VBA Macro - Bài 11 - Xử lý sự kiện

VBA Macro - Bài 12 - Mảng

VBA Macro - Bài 13 - Function vs Sub

VBA Macro - Bài 14 - Đối tượng Application

VBA Macro - Bài 15 - Đối tượng ActiveX

VBA Macro - Bài 16 - Đối tượng User Form